Effiziente EU-Compliance für Kunstoffe mit Lebensmittelkontakt durch maßgeschneiderte Workflow-Automatisierung
Fallstudie
Ausgangslage: Herausforderungen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Ein Hersteller von Kunststoffartikeln, die speziell für den Kontakt mit Lebensmitteln entwickelt werden, stand vor einer bedeutenden Herausforderung: der Einhaltung der strengen EU-Verordnung Nr. 10/2011. Diese Verordnung verlangt umfassende Konformitätserklärungen, die detailliert die verwendeten Materialien und deren Herkunft dokumentieren.
Der bisherige manuelle Prozess zur Erstellung dieser Dokumente war zeitaufwendig und fehleranfällig, was das Unternehmen einem erheblichen Compliance-Risiko aussetzte. Zudem war die Komplexität der Anforderungen je nach Produkt unterschiedlich, was den Prozess weiter erschwerte.
Zielsetzung: Effizienzsteigerung und Risikominimierung
Unser Kunde setzte sich das Ziel, den Prozess der Erstellung von Konformitätserklärungen zu automatisieren, um sowohl die Effizienz zu steigern als auch das Risiko von Fehlern zu minimieren. Die Automatisierung sollte sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen zuverlässig und zeitnah erfüllt werden, um so die Compliance zu verbessern. Ein weiteres Ziel war die Erhöhung der Kundenzufriedenheit durch schnellere und fehlerfreie Dokumentationen.
Lösungsansatz: Eine maßgeschneiderte Workflow-Automatisierung
Wir entwickelten eine spezialisierte Workflow-Automatisierungslösung, die den gesamten Prozess der Konformitätserstellung digitalisiert und optimiert. Zunächst analysierten wir den bestehenden manuellen Ablauf, um Schwachstellen zu identifizieren. Anschließend überführten wir diesen in einen strukturierten, digitalen Workflow.
Die Lösung umfasst eine Materialidentifikation, die automatisch die verwendeten Materialien erfasst und die notwendigen Dokumente aggregiert. Durch den Einsatz modernster Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) und fortschrittlicher Datenbanken konnten wir die Genauigkeit und Effizienz erheblich steigern.
Während der Prototypentwicklung arbeiteten wir eng mit den Mitarbeitern unseres Kunden zusammen, um wertvolles Feedback zu sammeln und die Lösung kontinuierlich zu verbessern. Die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur erfolgte reibungslos, wobei wir auf vorhandene Datenquellen zurückgriffen. Zusätzlich schulten wir die Mitarbeiter umfassend, um eine nahtlose Umstellung auf das neue System zu gewährleisten.
Ergebnisse: Signifikante Verbesserungen und positive Rückmeldungen
Die Implementierung unserer Lösung führte zu beeindruckenden Ergebnissen. Unser Kunde konnte die Zeit zur Erstellung von Konformitätserklärungen um über 90 % reduzieren. Die Fehlerquote sank drastisch, da die Automatisierung konsistente und korrekte Informationen gewährleistet. Die lückenlose Nachverfolgbarkeit der Prozesse durch umfassende Protokollierung und Archivierung trug zusätzlich zur Einhaltung der Compliance bei.
Fazit: Effizienz und Compliance im Einklang
Die Automatisierungslösung hat unserem Kunden nicht nur dabei geholfen, ihre Effizienz zu steigern, sondern auch die Compliance erheblich zu verbessern. Durch die maßgeschneiderte Anpassung an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens konnten wir eine nachhaltige Lösung schaffen, die langfristig Mehrwert bietet. Wir freuen uns darauf, auch in Zukunft mit unserem Kunden zusammenzuarbeiten, um weitere innovative Lösungen zu entwickeln, die ihre Geschäftsprozesse optimieren.