Was ist Workflow-Automatisierung?

Was ist Workflow-Automatisierung?

Unter Workflow-Automatisierung versteht man die Nutzung von Technologien, um manuelle Geschäftsprozesse zu automatisieren. Egal, ob es sich um einfache Aufgaben wie die Dateneingabe oder um komplexe Abläufe wie das Kundenbeziehungsmanagement handelt – das Ziel ist klar: Effizienz steigern, Fehler minimieren und Ihre Mitarbeiter von monotonen Aufgaben befreien.

Ein besonders wertvoller Aspekt ist die Automatisierung von Berichten und Auswertungen durch den Einsatz von Data-Pipelines. Diese ermöglichen es, Daten aus verschiedenen Quellen zu integrieren, zu verarbeiten und in Echtzeit aussagekräftige Berichte zu erstellen. So können sie sich ganz auf die Dinge konzentrieren, die wirklich einen Mehrwert schaffen!

Unterschiede zwischen Robotic Process Automation (RPA) und Workflow-Automatisierung

Robotic Process Automation (RPA) und Workflow-Automatisierung ergänzen sich zwar ideal, jedoch verfolgen sie unterschiedliche Ansätze und bieten vielfältige Anwendungsmöglichkeiten:

• Robotic Process Automation (RPA): RPA nutzt Software-Roboter, um spezifische, wiederholbare Aufgaben zu automatisieren, die normalerweise von Menschen erledigt werden. Dazu gehören Tätigkeiten wie das Kopieren und Einfügen von Daten, das Ausfüllen von Formularen oder das Durchführen von Transaktionen. RPA glänzt vorrangig bei regelbasierten und strukturierten Aufgaben.

• Workflow-Automatisierung: Hierbei handelt es sich um einen umfassenden Ansatz, der die Automatisierung kompletter Geschäftsprozesse in den Fokus rückt. Sie orchestriert und verwaltet Aufgaben, Daten und Dokumente über verschiedene Systeme und Abteilungen hinweg. Ziel ist es, den gesamten Prozessablauf von Anfang bis Ende zu optimieren und zu automatisieren.

Häufig stellt die Automatisierung einer einzelnen Aufgabe mittels RPA einen wichtigen Bestandteil der gesamten Aufgabenautomatisierung dar.

Hauptunterschiede

Skalierbarkeit: Workflow-Automatisierung eignet sich hervorragend für größere, komplexere Prozesse, während RPA ideal für kleinere, einfachere Aufgaben ist.

Komplexität: Workflow-Automatisierung kann selbst die kompliziertesten Prozesse mit vielen Schritten und Abhängigkeiten automatisieren, während RPA sich auf einfache, wiederholende Aufgaben konzentriert.

Flexibilität: RPA-Software-Bots lassen sich leicht anpassen, um Aufgaben in verschiedenen Branchen und Abteilungen zu übernehmen. Workflow-Automatisierung hingegen ist stärker auf die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten.

Integration von RPA in die Workflow-Automatisierung

Obwohl Workflow-Automatisierung einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt, kann RPA als ein nützliches Werkzeug innerhalb dieses Rahmens betrachtet werden, das spezifische Aufgaben automatisiert. Hier sind einige Beispiele, wie RPA in der Workflow-Automatisierung eingesetzt werden kann:

1. Datenverarbeitung: In einem automatisierten Arbeitsablauf zur Rechnungsbearbeitung kann RPA dazu verwendet werden, Daten aus eingehenden Rechnungen zu extrahieren und in das Buchhaltungssystem zu übertragen.

2. Formularverarbeitung: Bei der Automatisierung des Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeiter kann RPA helfen, Informationen aus Bewerbungsformularen in verschiedene HR-Systeme zu übertragen.

3. E-Mail-Management: In einem Arbeitsablauf für den Kundenservice kann RPA eingesetzt werden, um eingehende E-Mails zu kategorisieren und an die entsprechenden Abteilungen weiterzuleiten.

Fazit

Durch die Integration von RPA in die Workflow-Automatisierung können Unternehmen nicht nur einzelne Aufgaben effizienter gestalten, sondern auch den gesamten Prozessfluss optimieren. Das Ergebnis? Höhere Produktivität und eine bessere Nutzung der vorhandenen Ressourcen!

In den nächsten Artikeln dieser Serie tauchen wir tiefer in die spannenden Herausforderungen und kreativen Lösungen der Geschäftsprozessautomatisierung ein, die kleinen und mittleren Unternehmen signifikante Verbesserungen bringen können.

Bleiben Sie dran, um herauszufinden, wie Sie die Automatisierung in Ihrem Unternehmen erfolgreich umsetzen können!